RuangMail
IDEN
Kembali ke Panduan Migrasi

Panduan Migrasi Email

Migrasi dari Google Workspace ke RuangMail

Pindahkan Gmail bisnis, kontak penting, dan kalender kerja ke RuangMail dengan cutover bertahap agar email tetap masuk.

Menengah1-3 jam
Diagram migrasi Google Workspace ke RuangMail

Urutan DNS yang Aman

1. Sebelum Migrasi

Jangan pindahkan MX dulu. Biarkan semua DNS email lama tetap aktif agar email baru masih masuk ke provider lama selama data ditarik ke RuangMail. Jika memungkinkan, turunkan TTL DNS ke 300 detik beberapa jam sebelum cutover.

2. Saat Migrasi

Di RuangMail, buat domain dan mailbox lebih dulu. Saat mengisi Server Address di SmarterMail, gunakan alamat server lama yang masih bisa diakses, misalnya hostname provider lama atau mail.domainanda.com sebelum DNS mail dipindah.

3. Setelah Data Tersalin

Setelah migrasi awal selesai, jalankan sinkronisasi ulang untuk email yang baru masuk. Setelah itu baru ubah MX, CNAME mail, SPF, DKIM, DMARC, dan autodiscover ke record RuangMail.

Jika hostname lama Anda juga bernama mail.domainanda.com, pastikan hostname itu tidak langsung diarahkan ke RuangMail sebelum migrasi selesai. Kalau sudah berubah, gunakan hostname asli server lama dari provider lama agar SmarterMail masih bisa menarik data sumber.
SPF dan DKIM wajib dipasang setelah cutover. Jika SPF atau DKIM tidak valid, pengiriman domain dapat gagal atau berisiko diblokir. Jika domain memakai layanan pengirim lain seperti website, newsletter, atau CRM, gabungkan SPF ke satu TXT record saja. Jangan membuat dua SPF record terpisah.

Record DNS RuangMail Setelah Migrasi Selesai

Gunakan domain Anda sendiri untuk host seperti @, mail, _dmarc, dan selector DKIM dari dashboard RuangMail.

MX@ atau domain utamamx1.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx2.mxfilter.net. priority 10SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx3.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
MX@ atau domain utamamx4.mxfilter.net. priority 20SpamExperts Mail Exchange
CNAMEmaileu1.workspace.org.Webmail dan portal SmarterMail
CNAMEautodiscovereu1.workspace.org.Auto configuration / MAPI
TXT@ atau domain utamav=spf1 include:_spf.workspace.org -allSPF pengiriman RuangMail
TXT_dmarcv=DMARC1; p=none; sp=noneDMARC awal yang aman untuk monitoring
TXTselector DKIM dari dashboardv=DKIM1; k=rsa; h=sha256; p=...DKIM wajib agar domain tidak berisiko diblokir

Cara Migrasi dari Webmail SmarterMail RuangMail

  1. 1Login ke webmail RuangMail di mail.ruangmail.com menggunakan akun email tujuan yang sudah dibuat.
  2. 2Klik ikon Settings, lalu buka menu Connectivity.
  3. 3Pada kartu Mailbox Migration, klik tombol Migrate.
  4. 4Pilih layanan sumber yang sesuai, misalnya Google Workspace. Jika tidak ada pilihan khusus, gunakan Other Mail Server atau IMAP.
  5. 5Isi Items to Import. Email selalu umum tersedia; kontak, kalender, tasks, dan notes hanya bisa ikut jika provider sumber mendukung.
  6. 6Isi Server Address dengan server lama, Type pilih IMAP, Port gunakan 993, aktifkan Require SSL, lalu isi email dan password akun lama.
  7. 7Jangan aktifkan Delete existing SmarterMail mailbox items kecuali Anda memang ingin menghapus isi mailbox RuangMail yang sudah ada dan menggantinya dengan data migrasi.
  8. 8Mulai migrasi dan biarkan berjalan di background. Anda tetap bisa memakai SmarterMail selama proses berjalan.

Untuk migrasi dari SmarterMail lain ke RuangMail, MAPI/EWS perlu aktif di server sumber agar kontak, kalender, tasks, dan notes bisa ikut. Jika hanya memakai IMAP, yang dipindahkan umumnya hanya email dan folder mailbox.

Sebelum Mulai

  1. 1Pastikan akses admin Google Workspace dan akses DNS domain tersedia.
  2. 2Aktifkan IMAP untuk akun yang akan dimigrasikan atau siapkan app password bila akun memakai 2FA.
  3. 3Ekspor daftar user, alias, group, dan shared mailbox yang masih dipakai tim.

Ekspor dan Persiapan dari Google Workspace

  1. 1Buka Google Admin Console untuk meninjau user aktif dan alias pada setiap akun.
  2. 2Gunakan Google Takeout sebagai backup tambahan jika ada mailbox penting atau arsip lama.
  3. 3Siapkan kredensial IMAP tiap akun atau koordinasikan jadwal login dengan pemilik akun.

Impor ke RuangMail

  1. 1Buat akun email dan alias yang sama di RuangMail.
  2. 2Login ke mail.ruangmail.com, buka Settings > Connectivity > Mailbox Migration, lalu pilih Google Workspace atau gunakan IMAP dengan server imap.gmail.com.
  3. 3Untuk akun dengan data sangat besar, migrasikan folder utama lebih dulu agar tim bisa bekerja sambil arsip lama menyusul.

Cutover DNS

  1. 1Pindahkan MX dari Google ke mx1.mxfilter.net, mx2.mxfilter.net, mx3.mxfilter.net, dan mx4.mxfilter.net setelah sinkronisasi ulang selesai.
  2. 2Ganti SPF Google dengan include:_spf.workspace.org, atau gabungkan sementara jika Google masih dipakai untuk transisi.
  3. 3Tambahkan DKIM dari dashboard RuangMail dan DMARC awal p=none agar alignment domain bisa dipantau.

Validasi Setelah Migrasi

  1. 1Tes kirim-terima dari akun internal dan eksternal.
  2. 2Bandingkan jumlah email di folder utama antara Gmail lama dan RuangMail.
  3. 3Pastikan perangkat pengguna sudah memakai konfigurasi IMAP/SMTP RuangMail.

Catatan Penting

  • Kontak dan kalender Google tidak selalu ikut melalui IMAP. Ekspor terpisah lalu impor ke aplikasi yang digunakan tim.
  • Jadwalkan cutover di luar jam operasional jika akun Google Workspace sudah sangat aktif.